Le blog

Savez-vous ce qu’est le dossier partagé ? C’est cet espace commun où sont mis tous les documents bureautiques produits par l’équipe.

Il s’agit généralement d’un dossier au sens informatique du terme. On parle aussi de répertoire (dans le monde de Microsoft) ou d’une URL si l’on est en ligne. Bref, peu importe la technologie. Ce qui compte, c’est que toute l’équipe a accès à cet espace et que toute personne peut y ajouter les documents bureautiques qu’elle a produits ou collectés, et qu’elle veut conserver et partager avec les autres. Il s’agit de textes, présentations sous forme de diapositives, feuilles de calcul, documents PDF, etc. Tous ces documents qui n’ont pas déjà une place, contrairement aux codes sources du projet ou à la documentation opérationnelle (les fameux tickets de tâches, tickets d’anomalie), généralement traités avec des outils dédiés.

Vous l’avez compris cet espace est un genre de « fourre-tout », l’espace par défaut où l’on « range » tout ce qui n’a pas trouvé une place ailleurs. Et vous l’aurez deviné, ça ressemble rapidement à un tas informe.

(bordel organisé par www.piqsels.com)

Quand une nouvelle personne arrive dans une équipe âgée, elle fait souvent la réflexion que le dossier partagé, « c’est n’importe quoi ! ». Les personnes qui sont là depuis longtemps partagent généralement cet avis par charité herméneutique, mais n’éprouvent pas spécialement le besoin d’y faire quelque chose, car c’est un tas familier, le fameux « bordel organisé » de Gaston Lagaffe. Les habitués s’y retrouvent.

Malheureusement, on finit toujours par planifier une réunion de réorganisation du dossier partagé…

Suite à quoi les habitués n’y retrouvent plus rien, les nouveaux se retrouvent responsables de ranger ce nouvel espace et reprochent aux anciens de ne pas y mettre suffisamment de bonne volonté. Le bordel organisé a changé de main.

Bref, ça n’a pas marché !

Pourtant au début ça semblait une bonne idée. Après tout, une fois que tout est à sa place, rangé de manière rationnelle, ça devrait être super agréable, non ?

… Attends… tu as dis de manière « rationnelle » ?

Ah ! Mais ça y est, j’ai compris. Le problème c’est que cette idée n’existe pas. Cette idée de rationalité universelle est un mythe. Il n’y a pas de manière rationnelle de ranger ce bordel. Il y a seulement différentes façons pour différents contextes et différentes personnes. Il n’y a pas une bonne et unique façon de faire, mais une multitude de façons qui sont bonnes pour les uns et mauvaises pour les autres. Rationnelles pour les uns, irrationnelles pour les autres.

Ce qu’on peut admettre comme « rationnel » procède uniquement de la cohérence interne d’un ensemble organisé selon des règles spécifiques (mais non nécessairement préférables à d’autres règles d’autres ensembles).

Le problème, c’est que l’équipe mélange les solutions. Elle a plusieurs rationalités mélangées. En fait, ranger le répertoire partagé, c’est choisir sa rationalité.

Alors on se retrouve avec un ou une responsable du rangement… mais comment faire si personne n’est candidat ? C’est vrai après tout, on n’a pas forcément envie d’imposer notre rationalité aux autres. Il n’y a rien de plus désagréable que de se voir remis en question par les remarques des autres qui ne s’y retrouvent pas… et qui ne se priveront pas de nous juger.

La recherche indexée ?

J’ai une idée à vous proposer. Une idée que nous utilisons chez /ut7 pour nos documents administratifs. Cette idée, c’est d’utiliser la recherche indexée, comme le font les moteurs de recherche.

Arrêtons d’essayer de ranger les documents. Je propose de mettre tous les documents dans le dossier directement, c’est-à-dire sans aucun sous-dossier.

Vous pouvez retrouver n’importe quel document avec quelques mots clés. La plupart des systèmes d’exploitation moderne indexent les documents de manière efficace. C’est aussi le cas des services de stockage fournis dans le nuage par les grosses entreprises du web.

Malheureusement, certain documents ne sont pas facilement indexables, comme les images par exemple. Pour rendre possible leur recherche, je propose d’utiliser des attributs (en quantité limitée), inscrits dans le nom du document :

• date du document
• nom de l’auteur
• sujet du document
• autres attributs complémentaires (optionnel)
• le format du document

Pour un bon de commande, on aurait par exemple :

• date : 20210804
• nom de l’auteur : mon_client_adoré
• sujet : bon_de_commande
• autres attributs : projet_X1-période_août_décembre
• format : pdf

Ce qui donne le nom de fichier :

202010804-mon_client_adoré-bon_de_commande-projet_X1-période_août_décembre.pdf

À noter que les attributs supplémentaires sont construits sur le modèle « nom_valeur », comme dans « projet_X1 » pour le projet qui s’appelle X1.

Je préfère mettre les accents, mais il faut que votre système d’exploitation ne soit pas trop gêné par eux. En particulier, au moment de la recherche, il est indispensable qu’elle puisse se faire en ignorant les accents (et les majuscules).

Et voilà, c’est tout. Il n’est plus nécessaire de se demander dans quel dossier ranger tel ou tel document (est-ce que je range le bon de commande dans le dossier « client » ou dans le dossier « administratif » ?).

Je suis sûr que ma solution apparait pour certains ou certaines comme un tas informe de documents empilés les uns sur les autres… moi, je la trouve plutôt rationnelle 😜